vienna communications ist das Contact Center für anspruchsvolle Service-Anliegen im öffentlichen und privaten Bereich. Wir verbinden Contact Center, tiefgehendes Prozessverständnis, Technik und Betrieb zu integrierter Kund*innen-Kommunikation. Von der Analyse über Beratung bis zum 24/7-Betrieb. Menschlich, technologisch, skalierbar. Wir verbinden persönliche Betreuung mit moderner Technologie. Eine modulare Omnichannel-Architektur bündelt alle relevanten Kanäle in einer zentralen Plattform. Dabei setzen wir KI-Tools gezielt ein. Im Service Center unterstützen sie u.a. die Gesprächsführung und die automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Themen. Gleichzeitig nutzen wir KI-Lösungen zur Optimierung von Business Prozessen über den Kundenservice hinaus: etwa für Prozessanalysen, Prognosen, Qualitätssicherung und die datenbasierte Steuerung von Abläufen.

Als KI & IT Operations Assistant arbeitest du direkt mit dem Leiter Technologie & Innovation an der praktischen Einführung und Umsetzung von KI im Unternehmen.

Dein Fokus ist nicht Theorie, sondern konkrete Umsetzung im Alltag: Automatisierung, Integration und produktiver Einsatz von KI in bestehenden Systemen.

Deine Rolle

Du bewegst dich an der Schnittstelle von IT Operations, Automatisierung und KI:

• 60 % KI & Automatisierung
• 40 % IT Operations & Systemverständnis

Ziel: konkrete Use Cases identifizieren, umsetzen und produktiv etablieren

KI Integration & Automatisierung

• Umsetzung von KI Use Cases in bestehenden Prozessen (z. B. M365, interne Tools)
• Aufbau und Weiterentwicklung von:
  • Bots (Copilot Studio)
  • Workflows (Power Automate Flows)
• Erstellung und Optimierung von Prompts, Automatisierungen und Anwendungsszenarien
• Unterstützung bei Integration von KI über APIs und bestehende Systeme
• Mitarbeit bei PoCs und Pilotprojekten (inkl. Test & Dokumentation)

Microsoft 365 & Plattformen

• Einsatz und Weiterentwicklung von:
  • Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio (Bot-Entwicklung)
  • Power Automate (Flows, Prozessautomatisierung)
• Integration in Arbeitsprozesse (z. B. SharePoint, Teams, Outlook)

IT Operations & Systemverständnis

• Unterstützung bei IT-relevanten Fragestellungen im Tagesgeschäft
• Analyse bestehender Systeme und Prozesse (inkl. Automatisierungspotenziale)
• Mitarbeit bei Berechtigungen, Setups und einfachen Integrationen
• Schnittstelle zwischen IT, Fachbereich und externen Partnern

Security & Governance

• Mitwirkung bei der sicheren Einführung und Nutzung von KI-Lösungen
• Unterstützung bei Themen wie:
  • Datenschutz (DSGVO) im Kontext von KI-Nutzung
  • Zugriffskonzepte und Berechtigungen
  • Sicherer Umgang mit Prompts und sensiblen Daten
  • Dokumentation von Use Cases und Datenflüssen
  • Unterstützung bei der Etablierung von internen Richtlinien und Best Practices für KI

Konkrete erste Ziele

• Aufbau von ersten produktiven KI-Lösungen, u. a.:
  • Self-Service Bots (z. B. interne IT / Prozess-Auskunft)
  • Bots für Selbstbeauskunftung (z. B. Mitarbeiter- oder Prozessdaten)
  • Unterstützung von Controlling-Prozessen (Reporting, Datenaufbereitung)
• Umsetzung von ersten Power Automate Flows zur Prozessautomatisierung
• Integration von Copilot in konkrete Arbeitsabläufe (z. B. Dokumentation, Analyse, Kommunikation)
• Identifikation und Umsetzung von 2-5 konkreten KI Use Cases im Unternehmen

Zusammenarbeit & Abstimmung

• Enge Zusammenarbeit mit dem Team Technologie & Innovation
• Abstimmung mit IT, Fachbereichen und externen Partnern
• Unterstützung bei Schulungen, Präsentationen und internen Unterlagen

Beobachtung & Lernen

• Verfolgung neuer Entwicklungen im Microsoft‑KI‑Ökosystem
• Aufbereitung relevanter Neuerungen für das Team
• Kontinuierlicher Kompetenzaufbau im Bereich KI & Automatisierung

Must‑have

• abgeschlossene IT-Ausbildung
• Gute IT-Basiskenntnisse (Systeme, Netzwerke, Cloud, Tools)
• Praktische Erfahrung mit:
  • Microsoft 365 (inkl. Copilot von Vorteil)
  • KI Tools (z. B. OpenAI, Claude, Gemini)
• Verständnis für Prozesse, Daten und Automatisierung
• Hohe Lernbereitschaft und Interesse an KI
• Hands-on Mentalität (Umsetzung statt nur Konzept)
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Neues zu lernen und umzusetzen

Nice‑to‑have

• Erfahrung mit:
  • Power Automate (Flows)
  • Copilot Studio / Bot-Plattformen
• Grundverständnis von APIs oder Integrationen
• Erfahrung im Projekt- oder Innovationsumfeld
• Erfahrung mit hybriden IT-Landschaften

Wichtig für dich zu wissen

• Kein klassischer 1st-Level Support Job
• Kein reiner Developer Job, Fokus liegt auf Umsetzung, Integration und Automatisierung im realen Betrieb

Deine Einbindung im Unternehmen

• Du arbeitest direkt im Team für Technologie & Innovation
• Keine disziplinarische oder strategische Letztverantwortung
• Klare Aufgaben, Prioritäten und fachliche Begleitung
• Möglichkeit für Weiterentwicklung

• Einstieg in ein zukunftsrelevantes Themenfeld (KI & Innovation)
• Enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Technologie‑Lead
• Strukturierte Einarbeitung und kontinuierliches Lernen
• Ziel ist, dass du dich innerhalb von 12-24 Monaten zu einem KI Integration Specialist entwickelst. Schwerpunkte: Integration von KI in Produktionssysteme, Automatisierung von Geschäftsprozessen, Umgang mit APIs und Schnittstellen, Entwicklung skalierbarer KI Use Cases
• Konkrete Use Cases statt theoretischer Konzepte
• Flexible Arbeitsmodelle (Hybrid)
• Kollegiales Umfeld mit Fokus auf Qualität statt Aktionismus
• Einen wunderschönen Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe der U2 und Prater

Gehalt

Für diese Position gilt ein Monatsbruttogehalt ab 3.200 €, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.

Warum diese Rolle spannend ist

Du arbeitest direkt an der Frage: Wie bringt man KI wirklich in den produktiven Unternehmensalltag - sicher, effizient und skalierbar?

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